Access Checker.

Asegurate de que tus usuarios puedan compartir sus archivos o carpetas seleccionando los permisos correctos.

Google Drive.

Como sabes una de las grandes ventajas de contar con Google Apps es la facilidad de compartir archivos o carpetas con cualquier persona dentro de la organización e incluso fuera de ella.

Por ello en esta ocasión hablaremos de una nueva adición al Panel de Administración, con la cual podrás dar mayores opciones a tus usuarios al momento de compartir archivos mediante URL´s dentro del cuerpo de un correo.

Como recordarás cuando compartes una URL de un archivo o carpeta mediante un correo, -si este archivo no está compartido con el remitente del mismo-, Gmail te mostrará un mensaje como este:

Sin embargo, con esta nueva adición podrás dar mayores opciones para compartir a tus usuarios al momento de enviar la URL de una archivo mediante un correo.

Esta adición se llama "Access Checker" y proporciona mayores opciones a los usuarios para permitir el acceso al archivo o carpeta cuando se comparte la URL de los mismos, a través de un correo electrónico es decir: Cuando un usuario comparte un archivo a través de un enlace o URL dentro de un correo, Google podrá comprobar si los destinatarios tienen acceso a dicho archivo o carpeta, de no ser así, Google pedirá al usuario que elija si quiere compartir el archivo o carpeta como sigue:

1. Sólo destinatarios, miembros del dominio o público. (no se requiere una cuenta de Google)
2. Sólo destinatarios o miembros del dominio.
3. Sólo destinatarios.

Supongamos que elegiste la opción 1.- Sólo destinatarios, miembros del dominio o público. (no se requiere una cuenta de Google).

 La próxima vez que el usuario comparta una URL mediante un correo electrónico y esta no esté compartida previamente con el destinatario, el mensaje que se desplegará será el siguiente:

Desde luego, cabe hacer mención que este ejemplo aplica sólo cuando dentro de la configuración del dominio, está permitido que los usuarios compartan contenido fuera de la organización. 

En caso contrario el Checker mostrará las opciones 2 y 3 (Sólo destinatarios o miembros del dominio y Sólo destinatarios)

Si quieres saber más da click aquí.

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Fuente: Google Apps Updates