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*Data Loss Prevention (DLP)

Mantén tus datos seguros con *Data Loss Prevention (DLP) para Gmail.

Seguridad.

Hoy día una de las preocupaciones más recurrentes en las empresas es la Seguridad de su Información, por ello en esta ocasión hablaremos acerca de "*Data Loss Prevention (DLP)".

A finales del año pasado *Data Loss Prevention para Gmail añadió una capa más de protección para evitar que por la acción accidental de los usuarios, información sensible sea revelada.

¿Cómo funciona esta nueva capa de seguridad?

Primeramente deberemos partir de las políticas establecidas por cada compañía para el uso de información, es decir: Supongamos que en la compañía "X", existe una política en la cual se establece que los colaboradores de determinadas áreas o departamentos, no deben compartir por medio alguno números de tarjetas de crédito.
En este caso los Administradores de Google Apps, pueden configurar fácilmente dentro del Panel de Administración una política DLP seleccionando de una lista de detectores de contenido preestablecida "Números de Tarjetas de Crédito". Con ello y una vez configurada esta política DLP para Gmail comprobará de manera automática todos y cada uno de los correos salientes y realizará las acciones previamente configuradas por el administrador (poner en cuarentena esta información, impedir la salida del correo, solicitar a quién envía el correo modificar la información contenida, entre algunas otras acciones).

Es importante recalcar que estas acciones no sólo se aplican al texto contenido en el cuerpo del correo, sino también se hace extensa a los archivos contenidos en el mismo.

Además los Administradores de Google Apps podrán crear "Reglas Personalizadas" utilizando palabras clave y/o expresiones regulares.


Si quiere saber más, da click aquí.

*Esta opción sólo aplica para Google Apps for Work Unlimited

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Fuente: Google Apps Updates
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - viernes, febrero 19, 2016
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Access Checker.

Asegurate de que tus usuarios puedan compartir sus archivos o carpetas seleccionando los permisos correctos.

Google Drive.

Como sabes una de las grandes ventajas de contar con Google Apps es la facilidad de compartir archivos o carpetas con cualquier persona dentro de la organización e incluso fuera de ella.

Por ello en esta ocasión hablaremos de una nueva adición al Panel de Administración, con la cual podrás dar mayores opciones a tus usuarios al momento de compartir archivos mediante URL´s dentro del cuerpo de un correo.

Como recordarás cuando compartes una URL de un archivo o carpeta mediante un correo, -si este archivo no está compartido con el remitente del mismo-, Gmail te mostrará un mensaje como este:
Sin embargo, con esta nueva adición podrás dar mayores opciones para compartir a tus usuarios al momento de enviar la URL de una archivo mediante un correo.

Esta adición se llama "Access Checker" y proporciona mayores opciones a los usuarios para permitir el acceso al archivo o carpeta cuando se comparte la URL de los mismos, a través de un correo electrónico es decir: Cuando un usuario comparte un archivo a través de un enlace o URL dentro de un correo, Google podrá comprobar si los destinatarios tienen acceso a dicho archivo o carpeta, de no ser así, Google pedirá al usuario que elija si quiere compartir el archivo o carpeta como sigue:
  1. Sólo destinatarios, miembros del dominio o público. (no se requiere una cuenta de Google)
  2. Sólo destinatarios o miembros del dominio.
  3. Sólo destinatarios.
Supongamos que elegiste la opción 1.- Sólo destinatarios, miembros del dominio o público. (no se requiere una cuenta de Google).

 La próxima vez que el usuario comparta una URL mediante un correo electrónico y esta no esté compartida previamente con el destinatario, el mensaje que se desplegará será el siguiente:
Desde luego, cabe hacer mención que este ejemplo aplica sólo cuando dentro de la configuración del dominio, está permitido que los usuarios compartan contenido fuera de la organización. 
En caso contrario el Checker mostrará las opciones 2 y 3 (Sólo destinatarios o miembros del dominio y Sólo destinatarios)

Si quieres saber más da click aquí.

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Fuente: Google Apps Updates
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - viernes, febrero 19, 2016
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Ahora ya puedes realizar Hangouts con personas que no tengan una cuenta de Google

¿Videoconferencias con personas que no tengan una cuenta de Google?

Hangouts.

A lo largo de 2015 Google estuvo realizando varias actualizaciones en la suite de aplicaciones de Google Apps y desde luego Hangouts no podía quedarse atrás.

Esta actualización consiste en la eliminación de varios de los requisitos solicitados para la realización de videoconferencias y desde luego se eliminó el principal, "Contar con una cuenta de Google"Ya sin esta restricción ahora ya será posible realizar videoconferencias, con cualquier persona sin que ésta tenga una cuenta necesariamente de Google, esto se logra compartiendo el enlace de la conferencia previamente con quién desees realizarla.
Recuerda que es posible invitar a una videoconferencia a través de Google Calendar.
Una vez compartido el enlace y al dar clic sobre el mismo se pedirá a los usuarios sin cuenta de Gmail que proporcionen su nombre y soliciten unirse a la videoconferencia.

Ahora sólo bastará que el organizador de la videoconferencia o incluso los invitados del dominio, acepten la solicitud.
Nota: Esta actualización solo compete a Videoconferencias, los chats de texto continuarán requiriendo una cuenta en Google.

Si quieres saber más da click aquí.

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Fuente: Google Apps Updates
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - viernes, febrero 19, 2016
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Los Formularios de Google se renuevan.

¿Ya viste lo nuevo en Formularios?

Google Forms.

Como seguramente ya habrás notado, desde septiembre del año pasado Google Forms se renovó completamente.

Esta renovación no sólo fue en apariencia, sino también consistió en la adición de nuevas características que permitirán recabar información de mucho mejor manera y desde luego manejarla de igual forma además, se adicionaron mejoras en la visualización de los mismos desde cualquier dispositivo móvil.

Estas nuevas características consisten en lo siguiente:

  • Google Forms ahora soporta Google Apps Script: Ahora serás capaz de utilizar complementos y editar secuencias de comandos en el nuevo editor contenido en Forms.
  • Podrás ver respuestas individuales desde el editor del formulario: Además del resumen de respuestas al que estábamos habituados, Google Forms incorpora ahora la posibilidad para ver respuestas de manera individual es decir, las respuestas de una pregunta en particular.
  • Si de mejorar el aspecto de tu formulario se trata, ahora podrás agregar imágenes de fondo a tu formulario, ya sea templates precargados o imágenes o fotografías personalizadas:

Eso sí, es muy importante comentar que si extrañas la versión anterior de Formularios, podrás regresar a ella simplemente con dar clic en el ícono que asemeja una figura humana corriendo y listo.

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Fuente: Google Apps Updates
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - viernes, febrero 19, 2016
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Crea boletines electrónicos con Presentaciones de Google (Google Slides)

Un boletín interno es una gran herramienta de Comunicación al Interior de cualquier organización.

Google Slides.

Además de los medios de convencionales de comunicación al interior de las organizaciones (Correo Electrónico, Google +, Intranet, Pizarrones electrónicos, entre otros.) también existen otros no tan convencionales pero igual de eficientes que te pueden ser de gran utilidad.

Nos referimos a los Boletines Informativos, mismos que pueden ser electrónicos o impresos, sin embargo elegir el programa indicado para su elaboración puede resultar en un dolor de cabeza para las personas que se encargan de la Comunicación Interna. Por ello, en esta ocasión hablaremos de Presentaciones de Google (Google Slides) para la elaboración de boletines informativos.


Presentaciones de Google cuenta con un editor de diseño verdaderamente extenso, con el cual ahora lo difícil será elegir.

Podrás insertar varias imágenes, dar formato a tus textos y alinearlos en columnas separadas entre sí, e incluso si tu boletín será electrónico, insertar videos alojados en Drive o directamente de YouTube o . Las posibilidades son infinitas al igual que tu imaginación. Además cabe recordar que puedes descargar tu boletín en diferentes formatos tales como:

  • MS Power Point.
  • PDF.
  • Gráficos Vectoriales Escalables (.svg)
  • Imagen PNG o JPG.

En el siguiente video encontrarás un pequeño ejemplo de como crear un boletín con presentaciones de Google.


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Fuente: The Gooru
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - viernes, febrero 19, 2016
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Nueva opción para administrar SAML en la consola de Google Apps

Ahora es más fácil administrar SAML en la consola de administración de Google Apps.

Consola de Administración.

En esta ocasión queremos compartir con ustedes una nueva actualización en la Consola de Administración de Google Apps que les permitirá integrar y administrar múltiples SAML de servicios basados en OIDC, o si es su caso aplicaciones personalizadas con SSO (Single Sign On).

Esta gran actualización permite que el usuario pueda utilizar sus credenciales de Google Apps como único inicio de sesión en todas las herramientas en se alberguen en la nube.


¿Qué aplicaciones integran ya esta nueva función?

  • BetterCloud
  • Lucidpress
  • Smartsheet
  • KiSSFLOW
  • MailChimp
  • Freshdesk
  • Spanning Stats for Google Drive

Puedes encontrar más información en Google Identity Services for Work.

Para realizar esta configuración te recomendamos consultar "Configuración SAML" ó "Aplicaciones en la nube Workday" donde encontrarás toda la información necesaria.

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Fuente: Google Apps Updates
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - martes, diciembre 15, 2015
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Actualiza la última versión de GAMMO

Ahora podrás migrar mails mayores de 5Mb.

Consola de Administración.

Con esta actualización ahora podrás realizar migraciones de correos con mayor capacidad.

¿Pero... que es GAMMO? (Google Apps Migration for Microsoft Outlook)
Es una herramienta de escritorio que permite a los usuarios de Microsoft Outlook® importar el correo, los contactos personales y los eventos de calendario desde una cuenta de Microsoft® Exchange o un archivo PST a una cuenta de Google Apps. Puedes configurar y ejecutar la migración siguiendo las instrucciones de un sencillo asistente. También puedes ejecutar esta herramienta como una herramienta de línea de comandos.

¿En qué consiste esta actualización?
Pues bien, ahora y gracias a esta actualización los administradores de Google Apps ya no tendrán que preocuparse por migrar correos demasiado grandes, ya que ahora podrán hacerlo aún y cuando estos pesen más de 5 Mb.

Además esta actualización soporta las versiones de Outlook 2013, 2016 y Windows 10.

gammo.PNG

Puedes encontrar más información aquí.

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Jaime Martínez Salcedo
Fuente: Google Apps Updates
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - martes, diciembre 15, 2015
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Funciones de Hojas de Cálculo en tu idioma

Ahora las funciones en las Hojas de Cálculo de Google ya están disponibles en español.

Hojas de Cálculo.

Si ya de por sí crear funciones (Fórmulas) en Hojas de Cálculo era un tanto complicado, hacerlo en inglés lo era aún más, sin embargo tenemos excelentes noticias para ti.

Recientemente Google realizó una actualización en hojas de cálculo la cual te permite configurar la hoja de tal suerte que ahora podrás construir "Funciones" (Fórmulas) en español.

Para ello deberás ir a la configuración de tu hoja de cálculo.


En la pantalla resultante deberás cerciorarte que en "Configuración General" el idioma de la interfaz sea el español.


Y listo., a partir de este momento podrás construir tus "Funciones" en español.

*Cabe hacer mención que algunas funciones en particular
deberán seguir escribiéndose en idioma inglés"

Para más información da clic aquí.

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Fuente: Google Apps Updates

Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - martes, diciembre 15, 2015
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Google Keep

Guarda tus ideas estés donde estés.

Aplicaciones.

Sin duda muchos de nosotros hemos olvidado alguna vez enviar ese correo tan importante, comprar el regalo de aniversario, llamar a esa persona especial, en fin y todo ello por confiar en nuestra memoria.

Si bien es cierto algunas personas gozan de una memoria privilegiada, sin embargo el quehacer diario, el trajín de la oficina entre muchas cosas más, pueden hacer que se nos olviden cosas importantes, dada esta situación muchas personas recurren a escribir todo aquello que consideran importante por hacer en pequeños trozos de papel que luego pegan en el escritorio, sin embargo ¿qué pasa cuando tenemos que movernos de lugar? los papelitos no pueden acompañarnos por ello te presentamos "Google Keep".
Google Keep  es una aplicación que podrás encontrar en la Chrome Store y te ayudará a recordar esas cosas importantes.

¡Podrás crear notas sólo para tí o compartirlas con otras personas!

Google Keep te permite generar notas y darles cierto nivel de personalización, asignando un color en particular a tus notas y/o recordatorios e incluso compartirlas con alguien más, además puedes generar recordatorios por horario y por lugar, este último usando la aplicación para dispositivos móviles.

Para descargar esta aplicación solo deberás dar clic sobre la opción correspondiente y listo.
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Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - martes, diciembre 15, 2015
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Notificaciones en Carpetas Compartidas

Recibe Notificaciones cuando alguien realiza cambios en los documentos de una Carpeta Compartida en Drive.

Google Drive / Aplicaciones.

Compartir carpetas y archivos en Google Drive es muy sencillo sin embargo, mantenerse al día con los cambios que se realizan en los mismos puede ser un dolor de cabeza.

Si bien es cierto, desde hace ya algún tiempo existe en Google Drive la opción de configurar notificaciones sobre los cambios que se realizan en archivos o carpetas compartidas, esta funcionalidad no discrimina carpeta o archivo, es decir una vez activada genera notificaciones de los cambios que se realicen en todos y cada uno de los archivos y esto desde luego puede ser un lío y llenarnos de notificaciones innecesarias.

Que diferente sería si nosotros pudiéramos elegir la carpeta o archivo del cual queremos ser notificados cada vez que se realice un cambio. Pues bien, esto ya es posible gracias a "Folder Notifications".

"Folder Notifications" es una aplicación contenida en la "Chrome Store" que te permite configurar notificaciones de Carpetas o Archivos en particular.

Esta aplicación una vez configurada, te enviará notificaciones de los cambios realizados a un archivo o carpeta en particular mediante un correo electrónico.

Si quieres saber más sobre esta aplicación da clic aquí.

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Fuente: The Google Gooru
Autor: Julio Gerardo Márquez Zavala - martes, diciembre 15, 2015